Organizacja konferencji najczęściej jest zrzucana na jednego lub kilku pracowników. Ich zadaniem jest nie tylko znalezienie odpowiedniej sali, ale też wystosowanie odpowiednich zaproszeń do gości, zaproszenie prelegentów, zamówienie cateringu oraz obsługi imprezy.
Firmy stanowczo odchodzą od organizacji tego rodzaju imprez w swoich siedzibach. Wynika to z kosztów oraz ilości energii włożonej w przygotowania. Spece od finansów przekonują, że znacznie lepszym rozwiązaniem jest wykorzystanie oferty sal konferencyjnych, których właściciele dbają o każdy detal. Sale konferencyjne znajdziemy zarówno w centrach miast, jak i poza granicami miasta. Oczywiście od położenia zależy i cena lokalu. Warto zastanowić się, która lokalizacja jest korzystniejsza dla nas i dla naszych gości.
Poszukując miejsca na konferencje w Warszawie powinniśmy zwracać uwagę na kilka istotnych zagadnień. Pierwszym jest oczywiście ilość miejsca. Zazwyczaj sale są: małe (kameralne) – dla niewielkich spotkań biznesowych, średnie – gdzie możliwe jest zmieszczenie większej liczby gości, duże – dedykowane dużym przedsięwzięciom.
O co pytać wynajmując salę?
Podstawowym pytaniem jest sposób dojazdu oraz ilość osób, które zmieszczą się w oferowanym pomieszczeniu. Kolejne pytania powinny dotyczyć wyposażenia oferowanych sal – chodzi tu głównie o stoliki, krzesła, dodatkowe lampy. W sali powinien znajdować się także rzutnik, tablica, możliwość regulowania rolet (zaciemnienie pomieszczenia podczas puszczania slajdów). Wysokiej jakości firmy oferujące sale konferencyjne mogą oferować także profesjonalną obsługę kelnerów i hostess.
Dojazd
Dojazd do sali konferencyjnej nie powinien być skomplikowany – najlepsze w tym wypadku są budynki położone nieco poza granicami miasta, gdzie przebiegają główne drogi.
